Kebijakan Privasi dari Aplikasi Sekolah Terbaik

Kategori data pribadi yang mungkin kami kumpulkan bergantung pada bagaimana Anda berinteraksi dengan Layanan.

3.1 Data Akun dan Identitas

• Nama lengkap, nama pengguna, dan kata sandi
• Alamat email dan nomor telepon
• Peran dalam institusi (misalnya, administrator, guru, staf, orang tua)
• Foto profil (jika tersedia)

3.2 Data Siswa (dimasukkan oleh sekolah)

• Nama siswa, tanggal lahir, jenis kelamin, dan nomor identifikasi siswa.
• Kelas, tingkat kelas, dan status pendaftaran
• Catatan kehadiran (termasuk data dari RFID, QR dinamis, geolokasi, atau fitur pengenalan wajah jika sekolah mengaktifkannya)
• Catatan akademik, nilai, dan data penilaian
• Informasi kesehatan atau kebutuhan khusus, jika sekolah memilih untuk mencatatnya.
• Rincian kontak orang tua/wali

3.3 Data Staf dan SDM (untuk institusi yang menggunakan fitur SDM)

• Rincian pekerjaan, posisi, dan informasi penggajian.
• Pengidentifikasi pajak (PPh21) dan jaminan sosial (BPJS), jika berlaku.

3.4 Data Keuangan dan Transaksi

• Informasi penagihan dan langganan untuk institusi tersebut
• Saldo kafetaria/POS dan catatan transaksi, jika fitur-fitur tersebut diaktifkan.

3.5 Data Teknis dan Penggunaan

• Informasi perangkat, alamat IP, jenis peramban, dan sistem operasi.
• Data log, waktu akses, dan halaman atau fitur yang digunakan.
• Data lokasi perkiraan atau tepat, hanya jika fitur tersebut membutuhkannya dan Anda telah memberikan izin (misalnya, kehadiran berdasarkan geolokasi).
• Cookie dan teknologi serupa di situs web kami (lihat Bagian 9)

3.6 Data Foto Presensi (Teacher Connect)

• Aplikasi Teacher Connect menggunakan kamera perangkat untuk mengambil foto pengguna pada saat melakukan presensi (clock-in/clock-out). Foto ini digunakan semata-mata sebagai bukti kehadiran manual dan tidak diproses menggunakan teknologi pengenalan wajah (face recognition), serta tidak menghasilkan data biometrik seperti face embedding atau face template.
• Aplikasi melakukan deteksi wajah on-device (hanya untuk memastikan ada wajah dalam bingkai foto) sebagai bantuan pengambilan foto; hasil deteksi ini tidak disimpan maupun dikirim ke server kami.
• Foto presensi dikirim dan disimpan pada infrastruktur penyimpanan milik PT Sentra Vidya Utama, terhubung dengan data presensi pengguna yang bersangkutan. Foto hanya dapat diakses oleh pengguna yang bersangkutan dan admin sekolah/yayasan tempat pengguna bekerja, melalui sesi otentikasi yang sah.
• Data foto presensi tidak dibagikan kepada pihak ketiga mana pun, dan tidak digunakan untuk tujuan periklanan maupun pelacakan (tracking).
• Foto presensi disimpan selama satu tahun dan dapat dihapus atas permintaan pengguna yang bersangkutan atau admin sekolah/yayasan yang berwenang, sesuai dengan kebijakan retensi data sekolah.

Kami mengumpulkan data pribadi:

• Langsung dari Anda, saat Anda mendaftar, masuk, mengisi formulir, atau menghubungi kami.
• Dari lembaga Anda, ketika sekolah atau yayasan memasukkan atau mengunggah data tentang siswa, orang tua, dan staf.
• Secara otomatis, melalui penggunaan Layanan oleh Anda, termasuk cookie, file log, dan sensor perangkat yang telah Anda izinkan.

Kami memproses data pribadi untuk:

• Menyediakan, mengoperasikan, dan memelihara Layanan;
• Membuat dan mengelola akun pengguna serta mengautentikasi pengguna;
• Aktifkan fitur-fitur inti seperti kehadiran, catatan akademik, komunikasi antara sekolah dan orang tua, serta transaksi kantin;
• Memproses penagihan dan pembayaran langganan;
• Menanggapi permintaan dukungan dan menyampaikan pemberitahuan layanan penting;
• Meningkatkan, mengamankan, dan mengembangkan Layanan, termasuk pemecahan masalah dan analisis;
• Patuhi kewajiban hukum dan tegakkan ketentuan kami.

Sesuai dengan UU PDP, kami memproses data pribadi berdasarkan satu atau lebih hal berikut:

• Persetujuan dari subjek data (atau, untuk anak, persetujuan dari orang tua atau wali);
• Pelaksanaan kontrak dengan Anda atau lembaga Anda;
• Kepatuhan terhadap kewajiban hukum ;
• Kepentingan yang sah dalam mengoperasikan dan meningkatkan Layanan, dengan ketentuan bahwa hal tersebut tidak mengesampingkan hak-hak Anda.

Pena School dirancang untuk digunakan oleh lembaga pendidikan K12, yang berarti kami memproses data pribadi yang berkaitan dengan anak-anak (anak di bawah usia 18 tahun) . Kami memperlakukan data ini dengan sangat hati-hati.

• Data siswa dimasukkan dan dikelola oleh sekolah atau yayasan , yang bertanggung jawab untuk memperoleh persetujuan yang sesuai dari orang tua atau wali sah sebelum memberikan data siswa ke platform.
• Kami memproses data siswa hanya untuk memberikan Layanan kepada institusi dan tidak menggunakan data siswa untuk periklanan atau untuk tujuan apa pun yang tidak terkait dengan fungsi pendidikan sekolah.
• Fitur sensitif yang melibatkan anak-anak (seperti pengenalan wajah atau pencatatan kehadiran berdasarkan geolokasi) diaktifkan atas kebijakan lembaga dan hanya boleh digunakan dengan persetujuan orang tua yang sesuai dan sesuai dengan hukum yang berlaku.
• Orang tua dan wali dapat menggunakan hak-hak yang dijelaskan dalam Bagian 11 sehubungan dengan data anak mereka, umumnya dengan menghubungi sekolah sebagai pengendali data.

Kami tidak menjual data pribadi. Kami hanya dapat membagikan data pribadi sebagai berikut:

• Di dalam institusi Anda: administrator, guru, staf, orang tua, dan siswa yang berwenang dapat mengakses data sesuai dengan peran dan izin yang diberikan kepada mereka.
• Penyedia layanan: pihak ketiga tepercaya yang membantu kami menyelenggarakan, mengoperasikan, mengamankan, dan mendukung Layanan (misalnya, hosting cloud, pemrosesan pembayaran, pengiriman komunikasi), yang terikat oleh kewajiban kerahasiaan dan perlindungan data.
• Persyaratan hukum: jika diwajibkan untuk mematuhi hukum, peraturan, proses hukum, atau permintaan pemerintah yang sah.
• Pengalihan bisnis: sehubungan dengan penggabungan, akuisisi, atau reorganisasi, tunduk pada Kebijakan Privasi ini.

Situs web dan aplikasi web kami menggunakan cookie dan teknologi serupa untuk membuat Anda tetap masuk, mengingat preferensi, menjaga keamanan, dan memahami bagaimana Layanan digunakan. Anda dapat mengelola atau menonaktifkan cookie melalui pengaturan browser Anda, meskipun beberapa fitur mungkin tidak berfungsi dengan baik tanpa cookie.

Kami menyimpan data pribadi selama diperlukan untuk menyediakan Layanan, selama lembaga tersebut mempertahankan langganan aktif, dan sesuai dengan persyaratan untuk mematuhi kewajiban hukum, akuntansi, atau pelaporan. Ketika data tidak lagi diperlukan, kami akan menghapus atau menganonimkannya. Setelah penghentian langganan, data lembaga akan ditangani sesuai dengan perjanjian dengan lembaga tersebut.

Sesuai dengan hukum yang berlaku, Anda berhak untuk:

• Akses data pribadi yang kami simpan tentang Anda;
• Ajukan permohonan koreksi data yang tidak akurat atau tidak lengkap;
• Ajukan permohonan penghapusan data Anda, jika berlaku;
• Cabut persetujuan yang telah diberikan sebelumnya;
• Mengajukan keberatan atau meminta pembatasan terhadap pemrosesan tertentu;
• Mintalah salinan data Anda dalam format yang dapat digunakan;
• Ajukan pengaduan kepada otoritas pengawas yang berwenang.

Untuk menggunakan hak-hak ini, silakan hubungi kami menggunakan detail yang tercantum di Bagian 14. Jika data Anda dikelola oleh sekolah atau yayasan, kami dapat meneruskan permintaan Anda ke lembaga tersebut.

Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang tepat untuk melindungi data pribadi dari akses tanpa izin, kehilangan, penyalahgunaan, atau perubahan. Ini termasuk kontrol akses, izin berbasis peran, enkripsi saat transmisi, dan praktik keamanan reguler. Namun, tidak ada metode transmisi atau penyimpanan yang sepenuhnya aman, dan kami tidak dapat menjamin keamanan absolut.

Data pribadi terutama diproses dan disimpan di server yang berlokasi di Indonesia. Jika ada data yang ditransfer atau diproses di luar Indonesia, kami akan memastikan tingkat perlindungan yang memadai sesuai dengan UU PDP dan peraturan yang berlaku.